Das Thema Betriebskosten ist im Bereich der Beziehung zwischen Vermieter und Mieter nicht immer unbedingt einfach. Dabei wäre diese Angelegenheit grundsätzlich in der deutschen Gesetzgebung fest verankert – im Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs und in der Betriebskostenverordnung. Trotzdem kommt es bei diesem Punkt immer wieder zu Streitigkeiten und Diskussionen. Es gibt eine Vielzahl von Kosten, die Vermieter an die Mieter umlegen dürfen. Um sich vor Auseinandersetzungen zu schützen, sollten alle Kostenpunkte möglichst im Mietvertrag festgeschrieben werden.
Definition der Betriebskosten
Im Volksmund werden sie häufig als Nebenkosten bezeichnet, richtiger wäre aber der Terminus Betriebskosten. Dabei handelt es sich laut der geltenden Betriebskostenverordnung (BetrKV) um die laufend entstehenden Kosten, beispielsweise für ein Eigentum oder den Gebrauch eines Gebäudes und des dazugehörigen Grundstücks. In diesem Zuge wird auch erläutert, dass die Kosten für die Verwaltung und Instandhaltung nicht zu den Betriebskosten gehören.
Umlage von verbrauchsabhängigen Kosten
Den größten Teil der Betriebskosten einer Wohnung oder eines Hauses machen in aller Regel eine Handvoll Kosten aus, deren Verbrauch zu einem gewissen Teil vom Mieter abhängt. Diese sind auch vom Mieter zu tragen und beinhalten etwa:
- Die Gebühren für Wasser und Abwasser richten sich nach dem Wasserverbrauch der Bewohner und werden meist jährlich durch die Ablesung des Wasserzählers ermittelt.
- Die Ausgaben für den Wasserzähler und den Betrieb einer Wasseraufbereitungsanlage dürfen ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden.
- Die Heizkosten sowie dazu gehörende Liefer-, Bedienungs- oder Wartungskosten zählen zu den Betriebskosten, unabhängig von der Art des Heizsystems. Gleiches gilt für die Bereitstellung von Warmwasser.
- Auch der Stromverbrauch ist vom Mieter zu tragen. Da der Stromanbieter frei gewählt werden kann, wird dieser in der Regel selbst organisiert.
Pauschalen im Mietvertrag festschreiben
Abgesehen von den Kosten, deren Verbrauch ständig schwankt, gibt es Betriebskostenstellen, die feststehend sind oder nur im Ausmaß der Teuerung ansteigen. Diese können relativ genau im Mietvertrag festgelegt werden. Darunter fallen alle möglichen Arten von Betriebskosten, beispielsweise:
- Die Grundsteuer für das Gebäude und die Parkflächen. Die Grunderwerbssteuer darf nicht umgelegt werden
- Versicherungsbeiträge, etwa für Gebäudeversicherungen, Haftpflichtversicherungen oder Glasbruchversicherungen
- Kosten für einen Hausmeister-Service, der sich um die Reinhaltung der gemeinschaftlich genutzten Flächen kümmert
- Müllgebühren
- Kosten für die Reinigung der Außenflächen, insbesondere im Winter
- Kosten für die Pflege des Gartens und der Grünflächen
- Ausgaben für den Schornsteinfeger
- Weitere im Mietvertrag festgeschriebene Kosten. Möglich wären Ausgaben für den Betrieb eines Aufzugs, zur Ungezieferbekämpfung, für die Probenentnahme einer Legionellenanalyse, die Funktionskontrolle von Rauchmeldern oder gemeinschaftlich genutzte Waschmaschinen.
Achten Sie unbedingt darauf, dass es bei vielen dieser Kostenstellen auch Ausnahmen gibt, die nicht an die Mieter umgelegt werden dürfen. So gelten die normalen Müllgebühren zwar als Betriebskosten, nicht jedoch ein Container für die Entsorgung von Gartenabfällen. Grundsätzlich gilt, dass alle Ausgaben für die Verwaltung und Instandhaltung vom Vermieter beglichen werden müssen.
Die drei gängigen Abrechnungsarten
Für die Verrechnung der Betriebskosten gibt es drei gängige Möglichkeiten. Die Auswahl des Vermieters muss aus dem Mietvertrag hervorgehen. Bei der Teilinklusivmiete verrechnen Sie, ähnlich wie oben aufgeführt, eine Pauschale für die fixen Kosten. Für die verbrauchsabhängigen Betriebskosten wird eine Vorauszahlung vorgeschrieben.
Ferner gib es noch die jeweils einzelnen Varianten. Eine monatliche Pauschale für alle Kosten oder eine Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung.
Formalia rund um den Mietvertrag
Die Verrechnung sämtlicher Nebenkosten sollte auf jeden Fall möglichst genau im Mietvertrag festgeschrieben werden. Dazu gehört beispielsweise bei einem Mehrparteienhaus auch die Verteilung einzelner Posten in Relation zur Wohnfläche der anderen Parteien.
Bei den Heiz- und Warmwasserkosten gilt es eine Sonderregelung zu beachten. Diese werden nicht zur Gänze nach dem individuellen Verbrauch abgerechnet, sondern teilweise auch im Kontext der Wohnfläche. Zwischen 50 und 70 % der Heizkosten müssen verbrauchsbezogen abgerechnet werden, mindestens 30 % nach der Wohnfläche.
Die Höhe der Betriebskosten muss wirtschaftlich vertretbar sein. Bei unverhältnismäßigen Kosten müssen Sie diese als Vermieter begründen können. Ferner gilt es noch eine Reihe von Formalia zu beachten, damit die Nebenkostenabrechnung bindend wird:
- Zustellung innerhalb der gesetzlich geltenden Fristen
- Erkennbarkeit des Abrechnungszeitraums
- Nennung der Wohneinheit inklusive Adresse
- Erstellungsdatum der Nebenkostenabrechnung
- Name und Anschrift des Erstellers, ggf. des Vermieters
Bei Verträgen aller Art lohnt sich die Prüfung durch einen Juristen oder Sachverständigen. Widerspricht der Mietvertrag, in diesem Fall die aufgeführten Betriebskosten, dem geltenden Recht, so wird dieser unwirksam und der Mieter ist zur Zahlung nicht in vollem Ausmaß verpflichtet.
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